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VAGA : AIFOGB – Técnico Logístico, Bissau, Guiné-Bissau

  • Cidade: Bissau
  • Estado: Guiné-Bissau
  • País: Guiné-Bissau
  • Criado: 18/11/2019 13:23
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Descrição

Associação Italiana Amici de Raoul Follereau
Rua 13 (atrás da OMS), Bissau
www.aifo.it

 

Função: Técnico Logístico
Local de intervenção: Bissau
Duração: 1 ano (com possibilidade de renovação)

 

OBJETIVO GERAL DA FUNÇÃO

O técnico logístico é responsável pelas operações logísticas da AIFO na Guiné-Bissau, de acordo com os procedimentos previstos pela organização e seus financiadores, sob a supervisão do Administrador País e em articulação com os coordenadores de projecto e corpo administrativo, tendo sempre em consideração a disponibilidade dos recursos disponíveis para a assegurar o cumprimento das atividades. É dever do técnico logístico garantir a boa utilização dos recursos da organização, zelar pelas infraestruras, bens, serviços e pessoal e público-alvo.

 

POSIÇÃO NA ORGANIZAÇÃO

  • Enquadra-se na estrutura administrativa das atividades da AIFO na Guiné-Bissau;
  • Reporta ao Administrador País da AIFO na Guiné-Bissau;
  • Orienta e supervisiona os motoristas e assistentes logísticos da AIFO na Guiné-Bissau.

 

PRINCIPAIS FUNÇÕES

Geral

  • Garante uma gestão eficiente dos recursos materiais da organização no país;
  • Garante um registo rigoroso de todos os recursos utlizados pela organização na implementação das atividades e no seu funcionamento;
  • Garante a atualização permanente do inventário geral;
  • Assegura a manutenção do sistema de arquivo de documentos logísticos, de acordo com os procedimentos internos da AIFO e dos financiadores (quando aplicável);
  • É responsável pela gestão corrente de todo ativo imobilizado;
  • Colabora nas tarefas logísticas associadas à organização de eventos, reuniões e entrevistas;
  • Assegura a realização das tarefas logísticas associadas aos trâmites administrativos (legalização dos internacionais no país, legalização dos motorizados, registo em embaixada e consulado, etc.);
  • Apoia e executa operações logísticas relacionadas ao transporte de pessoas, hospedagens e disponibilização de produtos e serviços essenciais à chegada no país;

Aquisição e Distribuição

  • Garante a aquisição de materiais, equipamentos e serviços, em função das necessidades da organização e autorizadas pelo Administrador;
  • Garante o transporte e entrega de fornecimentos necessários à implementação das atividades da AIFO na Guiné-Bissau;

Gestão dos motorizados

É responsável pela gestão e aprovação das requisições dos motorizados, de acordo com os pressupostos previstos pela organização e/ou Administrador:

  • Garante que todos os procedimentos relacionados com a gestão de motorizados estão a ser devidamente cumpridos (requisição de motorizados, mapas de registo de deslocações, check-in das condições de circulação dos veículos, regulamento de utilização de motorizados, etc.);
  • Sob a supervisão do Administrador, executa as manutenções regulares e reparações de todos os motorizados a serviço da AIFO na Guiné-Bissau, intermediando todas as questões a tratar com as oficinas e fornecedores;
  • É responsável por garantir todas as condições logísticas e de segurança de todas viagens realizadas em motorizados AIFO na Guiné-Bissau;
  • É responsável pelo arquivo físico e digital dos documentos e registos de utilização dos motorizados;
  • Garante o cumprimento das obrigações legais relativas à toda documentação dos motorizados;
  • Garante as provisões de combustível de todos os motorizados a serviço da organização;

Logística das casas e escritórios

  • Garante a gestão logística dos escritórios e residências da AIFO na Guiné-Bissau, assegurando, em colaboração com os coordenadores e residentes, o pleno funcionamento e manutenção, bem como o seu eventual encerramento;
  • Apoia na tomada de decisão relativamente a aquisições, manutenções e reparações a efetuar nas casas e escritórios;
  • Com a supervisão do Administrador, gere o apetrechamento das casas e escritórios utlizados pela AIFO na Guiné-Bissau;
  • Supervisiona a manutenção do material informático e de multimédia, inclusive a instalação e atualização de hardware e software;
  • Sob supervisão do Administrador, é responsável pelo fornecimento e controlo dos equipamentos de segurança (kit primeiros socorros, extintor de incêndio, controlo dos guardas, etc);
  • É responsável pela gestão do parque informático da AIFO na Guiné-Bissau, viabilizando, sempre que necessário, a manutenção e reparação dos equipamentos.

 

Comunicação e imagem

  • Apoia no registo multimédia das atividades realizadas pela AIFO na Guiné-Bissau, nomeadamente através da recolha, catálogo, partilha e arquivo dos conteúdos;
  • Respeita os acordos de divulgação, as instruções de divulgação, comunicação e imagem aplicáveis às atividades e os termos legais de privacidade em vigor;

RESULTADOS ESPERADOS E DATAS

  • Atualização mensal de stock de todos os consumíveis – Até o último dia útil de cada mês;
  • Previsão mensal de despesas logísticas (telecomunicações, combustíveis, manutenções, consumíveis, etc) – até o dia 25 de cada mês;
  • Inventário do ativo imobilizado – trimestralmente;
  • Verificação física do estado dos motorizados – Até o último dia útil de cada mês;
  • Garante a execução logística das necessidades da organização – constante.

 

REQUISITOS

Aptidões

  • Trabalho por resultados;
  • Sentido crítico sobre o trabalho e boa capacidade de negociação;
  • Capacidade de auto motivação e auto-aprendizagem;
  • Criatividade e habilidade para trabalhar com recursos limitados;
  • Fluente em Português (conhecimento de outra língua será uma mais valia);
  • Capacidade de trabalhar sob pressão, autonomamente e com exigente supervisão;
  • Flexível no desempenho das suas funções;
  • Carta de condução e experiência de condução de veículos ligeiros e motociclos;
  • Disponibilidade para viajar e pernoitar em todo território nacional.

 Formação e Conhecimento

  • Grau acadêmico de Licenciatura em administração / economia / gestão / contabilidade / finanças / informática;
  • Microsoft Office (conhecimento de Excel será valorizado);
  • Procedimentos logísticos e programas de gestão logística e de stocks (preferencial);
  • Conhecimentos das regras de procurement internacionais.

Experiência

  • Experiência de trabalho em funções equivalentes de no mínimo três anos, nomeadamente em organizações da sociedade civil / cooperação para o desenvolvimento.

 

Para se candidatar, o interessado(a) deve enviar o seu Currículo Vitae e Carta de Motivação para vagas.aifo.gw@gmail.com, até às 23h59 do dia 29 de novembro de 2019. Somente os candidatos pré-selecionados serão contatados para entrevista.

AS CANDIDATURAS FEMININAS RECEBERÃO MAIOR APREÇO.

 

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